Comment organiser votre événement d’entreprise de fin d’année ?

5 points essentiels pour être un expert dans l’organisation votre événement d’entreprise de fin d’année ou de vœux

 

À peine passés les événements de rentrée, c’est le moment d’organiser la soirée de fin d’année de votre entreprise. Champagne, liste d’invités, traiteur, musique…

Par où commencer ?! Paris Society Events est là pour vous accompagner dans cette démarche. Nous vous listons les étapes à suivre pour faire de votre mission impossible, une soirée d’anthologie.

Cocktail dînatoire, repas assis, soirée de gala ou arbre de noël : tout est possible afin d’assurer à vos équipes un pur moment festif entre collègues. Offrez-leur pour les fêtes un moment de plaisir, de décontraction et de fun !

Notre petit plus ? Osez donner un grain de folie à votre événement en choisissant des expériences immersives, thématisées et animées qui, croyez-nous, créeront la surprise générale.

Pourquoi organiser une soirée de fin d’année ?

Pour remercier les collaborateurs de votre entreprise

Une des raisons d’organiser une soirée de fin d’année est de remercier vos collaborateurs. L’idée est de faire plaisir et se plaire plaisir, parce que disons-le : on le mérite ! Bonne nouvelle, l n’y a pas une seule façon de dire merci : soirée festive ou ludique, élégante ou décomplexée… Cette soirée sera à l’image de vos envies événementielles pour étonner et régaler vos collaborateurs.

Pour célébrer les réussites de l’année

Pourquoi ne pas revenir sur les plus beaux accomplissements de l’année lors de cette soirée ? Il est important de saluer le travail collectif engagé et de prendre un moment pour se féliciter en tant qu’équipe. L’occasion de trinquer à la fin d’année tout en remettant l’award de l’employé coup de cœur du mois ? Créez l’événement d’entreprise qui vous ressemble.

Pour inviter vos partenaires et clients

Votre soirée de fin d’année peu également être l’occasion de rassembler collègues, clients et partenaires. Après tout, plus on est de fous plus on rit. Partagez avec eux de précieux échanges en cette fin d’année et joignez-les à la fête. L’occasion d’évoquer vos idées et joindre vos forces pour l’année à venir ?

Pour que la direction présente ses vœux

Les soirées de fin d’année d’entreprise sont également l’occasion de pour la direction de présenter ses vœux et de donner la direction pour l’année à venir.

Ou tout simplement pour faire la fête entre collègues

Pourquoi avoir besoin d’une raison ?

Combien coûte une soirée de fin d’année d’entreprise ?

Cela dépend bien sûr d’énormément d’éléments. Mais pour vous donner les grandes masses de ce budget, prenons l’exemple d’une entreprise avec 250 collaborateurs.

Éclaircissons tout de suite un point essentiel : vous devez prévoir un budget de minimum 150 € par personne, 200 € par personne sera un budget plus confortable autorisant des animations.

Quels sont les postes budgétaires d’une soirée de fin d’année ?

1. La salle, le personnel d’accueil et de sécurité : 40 à 50 €
2. Nourriture et boisson : 100€ en cocktail dînatoire, 140 € en dîner assis
3. Technique (son, lumière, projection) : 10 à 15 €
4. Animations : 40 à 50€

Quels sont les éléments importants à considérer pour préparer votre soirée d’entreprise de fin d’année ?

Quand commencer à prévoir la soirée et quel jour choisir ?

Planifier votre soirée de fin d’année : le plus tôt est le mieux !

Pensez à anticiper la réservation de votre lieu événementiel dès le mois de septembre-octobre et même dès mai / juin pour les dates très prisées du calendrier de fin et début d’année. Vous serez sûrs d’avoir la date et le lieu qui vous conviennent.

Les fêtes de fin d’année célèbrent l’année écoulée. Toutes les entreprises veulent donc en même temps organiser leur événement, c’est LA période de l’année la plus chargée en événementiel. N’oubliez-pas que les deux semaines potentielles de décembre seront vite bookées et que ce sont les plus chères pour organiser votre soirée.

Premiers arrivés – premiers servis, plus vous vous y prendrez tôt, plus vous aurez le choix : de la date, du jour, du lieu et des animations. N’oubliez pas qu’entre décembre et janvier il n’y a que 6 jeudi (hors vacances scolaires) ! Pour obtenir la date et la salle de votre choix, il n’y a donc qu’un seul secret vous l’aurez compris : anticiper !

Quel jour de la semaine privilégier ?

Les jours les plus demandés, sont dans l’ordre les jeudis, mardis, mercredis, vendredis et lundis.

Choisir un jour en fin de semaine permet de faire la fête et d’avoir ensuite le week-end voire les vacances pour se reposer. Les débuts de semaine restent de belles opportunités de soirées, ils ont d’autres avantages : c’est l’occasion de faire durer les échanges de la soirée sur le reste de la semaine.

Pour inviter les enfants à un arbre de noël, on choisira un créneau en dehors de l’école : mercredi, samedi ou dimanche après-midi.

Choisir une date en décembre

Vous ne serez pas étonné : décembre est le mois le plus prisé pour organiser une fête de fin d’année. Vous voudrez sûrement trouver une date assez proche de la fin du mois sans pour autant empiéter sur les vacances scolaires de vos équipes. D’où l’importance de s’y prendre à l’avance !

Soirée de fête de fin d’année pendant les vacances scolaires : une bonne idée ? Cela dépend de la taille de l’entreprise et du profil de vos équipes, mais en général ce n’est pas recommandé.

Choisir une date en janvier

Le mois de janvier est tout aussi propice aux fêtes d’entreprise et peut être une façon conviviale et agréable de se retrouver après les vacances et de faire le bilan avant de démarrer une nouvelle année. Sans compter que cela peut également être l’occasion de partager ensemble la galette des rois.

Janvier est également l’occasion de s’éloigner de l’ambiance noël pour une soirée plus décontractée, décalée et créative.

Comment gérer le nombre d’invités de votre soirée d’entreprise de fin d’année ?

Comment être sûr du nombre d’invités présents ? Il est crucial pour le choix de la salle, d’avoir une idée assez précise du nombre de personnes intéressées. Collaborateurs internes, externes, clients, conjoints ou conjointes, comment savoir qui intégrer à la liste ? Pour vous aider nous vous recommandons de sonder vos équipes et de leur proposer plusieurs dates potentielles.

Pourquoi ne pas créer un Doodle ou un Google Form avec quelques dates et proposer à vos invités de voter ? La majorité l’emportera et vous permettra de bloquer rapidement votre lieu d’événement.

Save the date ! Une fois le jour fixé et le lieu réservé, n’oubliez pas de confirmer de manière officielle votre événement via un courrier, une invitation papier, une affichette ou un e-mail incluant les informations principales sur la soirée. Le plus tôt sera le mieux afin que vos invités puissent bloquer la date dans leur agenda et vous confirmer leur présence à cette soirée mémorable.

Profitez-en pour questionner vos invités sur leur régime alimentaire ou allergies, pour pouvoir anticiper dans le menu.

Quel format d’événement choisir cette fête corporate de fin d’année ?

Le cocktail dînatoire : un cadre libre, raffiné et appréciable pour vos équipes : cheers !

Quoi de mieux pour agrémenter vos discussions qu’une coupe de champagne et de délicieuses pièces cocktails ? Elles permettent à chacun de trouver les gourmandises qui lui conviennent et les mini-plats chauds s’assurent que tout le monde mangera à sa faim.

Format plus informel, le cocktail se prête particulièrement bien à une évolution festive de la soirée. Notez que le prix d’un cocktail dînatoire est fixé par invité et par « pièce » ou au grammage Il faut prévoir environ 600 gr / personne pour que tout le monde soit rassasié.

Pensez à demander à ce que la composition des pièces cocktails soit indiquée : porc, allergènes, viande… C’est une délicate attention pour vos invités qui n’auront pas à demander.

Le dîner assis : un moment de convivialité partagé : à table !

Certains préféreront un repas servi à table, avec un menu défini ou dans le thème de la soirée. Ce format vous demandera de passer par la dure étape du placement de table !

3 solutions pour vous :

• le placement libre : celui qui sera sans doute le plus apprécié, car chacun se rassemblera par affinité, mais aussi celui qui permettra le moins de créer du lien et de la cohésion d’entreprise,
• le placement aléatoire : vous pouvez vous-même tirer au sort qui ira à quelle table, faire des tables par ordre alphabétique de nom de famille, mais c’est aussi une belle occasion d’animation avec un tirage au sort par exemple,
• le placement nominatif : le plus simple à mettre en place. Sachez qu’il y aura toujours des insatisfaits, mais ce sera pour vous l’occasion de vous assurer que les services se mélangent.

Le dîner assis est plus coûteux que le cocktail et peut peser davantage sur votre budget… Mais il est aussi plus confortable pour vous en tant qu’organisateur ! Vos invités seront servis directement à table, un menu orchestré de main de maître par le traiteur. Mais réfléchissez bien à ce menu qui doit plaire à la majorité de vos convives. Il doit prendre en considération l’ensemble des restrictions alimentaires de vos collègues et proposer des alternatives…

Privatiser un restaurant et un club

Pour les petites équipes, le dîner assis de fin d’année peut également être un moment d’exception en privatisant un restaurant. L’occasion d’être chouchouté et de profiter d’une cuisine raffinée sans se prendre la tête. Dans ce cas, il est rare qu’on vous autorise à danser sur place, pour éviter les soirées trop vite écourtées ou qui se termine en galère, pensez à réserver tout ou partie d’un Club à proximité.

Soirée de gala : time to shine !

En cocktail dînatoire ou repas assis, la soirée de gala est le format le plus sophistiqué de soirée fin d’année. Tenues habillées et scénographie élégante, on l’apprécie particulièrement en période de fête pour réunir collègues, clients et partenaires. L’occasion de se mettre sur son 31 et de célébrer les fêtes dans un cadre plus prestigieux qu’au bureau. Notez que la soirée de gala s’organise généralement pour un événement particulier : remise de prix, cérémonie de vœux, lancement produit, soirée caritative…

Arbre de Noël : un moment de féerie pour petits et grands

Un arbre de noël pour les enfants du personnel s’organise le mercredi, samedi ou dimanche après-midi. Méfiez-vous de la période de vacances de fin d’année, de nombreux parents et enfants seront partis pour les fêtes.

Les enfants pourront profiter d’un décor féerique en compagnie du Père Noël, autour d’un grand sapin décoré. À vous de choisir avec soin quelles animations (magicien, maquilleurs, ateliers créatifs, spectacles, bar à bonbons…) les feront voyager au pôle nord…

Cadeau ou pas ?

Évidemment un cadeau fait toujours plaisir. A minima, prévoyez un sac surprise : bonbons, petits jouets, chocolats, champagne… C’est une attention qui ravira petits et grands. Si votre budget le permet, prévoyez des jouets par tranche d’âge avec un budget défini ou plus simplement des chèques cadeaux.

Quel lieu pour cet événement festif d’entreprise pour la fin d’année ?

Vous le savez, le choix du lieu de toute soirée est décisif ! Il dépend évidemment du nombre d’invités prévu, de l’atmosphère de l’événement (plutôt festive, plutôt conventionnelle, à partager avec les enfants…) ainsi que de votre budget.

En fonction de vos envies, trois types de salles peuvent vous accueillir :

• vos locaux : c’est la solution la moins chère, mais aussi la moins dépaysante. Si votre budget est limité, préférez le faire chez vous et mettre le paquet sur les animations et le cocktail dînatoire. Sachez toutefois que la consommation d’alcool est interdite sur le lieu de travail à l’exception du vin, de la bière, du cidre et du poiré, autorisé lors d’occasions particulières.
• des salles « concepts » : ancien théâtre, salle de cinéma, chapiteau des arts du cirque, toute expérience atypique est bonne à prendre pour cette soirée de fin d’année. Vos collaborateurs se souviendront d’un événement différenciant dont le lieu, la thématique, la scénographie et les animations sont marquées
• des salles modulables : plus neutres, mais modulables, elles vous permettront d’arranger les espaces disponibles selon vos envies et vos thématiques : espace de projection, scène en cas de remise de prix, espace de cocktail ou de repas…

Dans tous les cas, privilégiez les salles dont la capacité maximale approche votre nombre d’invités, c’est l’assurance d’un bon équilibre budgétaire.

 

Quels points essentiels à surveiller lors de l’organisation de votre soirée d’entreprise de fin d’année ?

La nourriture et la boisson

Le choix du traiteur

La nourriture est essentielle à la réussite de la soirée. Si vous convives se régalent, à chaque bouchée, vous accumulez des points plaisirs !

Certaines salles vous redirigeront automatiquement vers leur traiteur partenaire. Pour d’autres, il faudra vous-même prendre contact avec un traiteur professionnel. La première option vous épargne la recherche d’un traiteur et assure un menu et service adaptés au lieu. La seconde permet de trouver l’offre culinaire la plus proche de vos besoins et envies.

Attention, assurez-vous que le traiteur est bien spécialisé dans les événements d’entreprise !

La boisson

Tout est question de culture d’entreprise : consommation mesurée ou à volonté, à vous de voir.

Dans tous les cas, prévoyez :

• un minimum de 3 à 4 verres d’alcool par personne, qui pourront être répartis tout au long de la soirée,
• un open bar soft et eaux : vos convives doivent rester hydratés pour éviter les débordements mais aussi la migraine du lendemain
• prévoyez des mocktails : tout le monde ne boit pas d’alcool et ils constituent une alternative plaisir délicieuse à l’alcool.

Le DJ ou groupe live

Au même titre que la nourriture, l’ambiance musicale fait ou défait le succès d’une soirée. Trouver un bon DJ ou groupe de musique est essentiel à la réussite d’une soirée de fin d’année.

Notez-bien que certaines salles ont leurs artistes résidents ou collaborent régulièrement avec les mêmes talents musicaux, tandis que d’autres salles, en location sèche, vous obligeront à trouver par vos propres moyens. Les deux options ont leurs atouts, l’offre packagée vous épargne les recherches fastidieuses et vous assure une musique testée et approuvée.

Si vous devez vous-même sélectionner la musique, n’hésitez pas à demander des bandes de démo, des playlists ou des références, afin de sélectionner votre DJ idéal. Le bouche-à-oreille est souvent un bon moyen de trouver une bonne ambiance musicale pour votre soirée. Mais n’oubliez pas qu’un bon musicien s’adapte à son public et que le DJ du mariage de votre cousine ne sera pas forcément le meilleur pour votre gala d’entreprise.

C’est le moment de mener l’enquête autour de vous !

Le régisseur de l’événement

Le régisseur est l’homme / la femme de la situation : faites attention à ce que la présence d’un régisseur soit bien inclue dans la location de votre lieu événementiel.

Rien n’est possible sans lui ! Il s’assure de la bonne conduite de l’ensemble de votre soirée. Il connaît le lieu comme sa poche et assure la réussite de votre événement. Une aide qui est la bienvenue pour alléger votre to do liste !

Le mobilier et décor présents sur place

Renseignez-vous sur l’ensemble des éléments de mobilier, de décoration présents sur place et à disposition de votre événement. Ceci vous permettra d’anticiper toute location ou prestation externe nécessaire afin de préparer votre salle pour le jour J.

La location de mobilier peut augmenter considérablement votre budget. Vérifiez donc ce qui est inclus, que vous disposerez du bon nombre de chaises, d’assises pour reposer les jambes et les pieds lors d’un cocktail dînatoire. Vous ne voulez pas que les invités finissent assis sur les buffets ?

Osez la soirée thématique pour votre soirée de fin d’année d’entreprise

Soyez ambitieux cet hiver. Surprenez vos collaborateurs et offrez-leur une soirée d’évasion à partager entre collègues : années 20, thème casino royal ou encore autour des fêtes de noël (l’occasion d’organiser un secret santa ?).

Pour une soirée sur un thème hivernal, nous vous recommandons la Winter Party. L’occasion de déguster des mets de saison avec un verre de vin chaud, dans une scénographie hivernale qui mettra des étoiles dans les yeux de vos équipes.

Une chose est sûre : avec le bon thème, on parlera de cette soirée jusqu’à l’année prochaine !

Craquez pour les animations

Le temps d’une soirée, transformez vos collègues, en rois du cocktail, en chefs cuisiniers ou flambeurs de casino. Créez des souvenirs au photobooth ou battez le record du nombre de Polaroïds… De multiples activités existent pour animer cette soirée de fête. Pensez à des quizz, jeux d’énigmes ou encore remise d’awards originaux entre collègues… Le challenge sera de taille s’il y a des cadeaux à gagner ! Pour un effet waouh des spectacles se personnalisent à l’image de votre entreprise et ajouteront de l’originalité à votre soirée (stand-up, spectacle de cirque, magie ou encore danse…).

Notre recommandation pour une soirée qui restera dans les mémoires : prévoyez au minima 3 animations :

• une animation musicale,
• une animation participative pour 100 personnes pour s’amuser
• une animation souvenir

Le plus dur sera de choisir…

Garder une trace

Photographe, vidéaste, pensez à capter la soirée. C’est à la fois un bon sujet de communication externe, mais aussi l’occasion de rappeler de bons souvenirs à chacun.

Vous avez complété l’ensemble des ces étapes ?

Il ne vous reste plus qu’à souffler, vous préparer et profiter ensemble de cette belle soirée. Santé et bonne année !