Guide de l’organisation d’événement : le séminaire

Qu’est-ce qu’un séminaire et comment l’organiser ?

Un séminaire peut être défini comme un rassemblement de personnes dans le but de discuter d’un sujet défini. Ces rassemblements sont généralement des sessions interactives où les participants s’engagent dans des discussions sur le sujet déterminé, dirigées par un ou deux présentateurs médiateurs qui orientent la discussion dans la direction souhaitée, garantissent le timing et le rythme de l’événement.

A quoi sert un séminaire ?

Un séminaire peut avoir un ou plusieurs objectifs. Il peut être éducatif, comme une conférence, où les participants s’engagent dans la discussion d’un sujet académique afin de mieux comprendre un sujet. Un séminaire peut également avoir pour but de transmettre compétences, connaissances et conseils aux participants : développement personnel, immobilier…

Bien sûr, un séminaire doit être motivationnel : il doit donner envie aux participants de mettre en pratique ce qu’ils ont appris de retour chez eux ou dans leur entreprise. Par exemple, un séminaire d’entreprise sur un thème financier pourrait avoir pour but d’apprendre aux propriétaires de petites entreprises à présenter aux investisseurs ou à rédiger un plan d’affaires solide, et de les motiver à se lancer immédiatement.

Parfois, les séminaires sont simplement un moyen pour les hommes et les femmes d’affaires, ou d’autres personnes partageant les mêmes idées, de réseauter et de rencontrer d’autres participants ayant des intérêts similaires. Ces séminaires offrent aux participants la possibilité de nouer des contacts précieux qui pourront les aider à passer au niveau supérieur de leur carrière, de leur projet ou de leur entreprise. Un séminaire commercial rassemble un large éventail de la communauté, tels que des représentants du gouvernement, des hommes et des femmes d’affaires et le grand public. Ces séminaires consistent souvent en des ateliers et la présentation de livres blancs. Ils sont généralement organisés dans le but de réseauter avec divers fournisseurs et d’établir de nouvelles relations.

Séminaires contre ateliers

La principale différence entre les séminaires et les ateliers est que les séminaires sont généralement plus théoriques et moins pratiques que les ateliers.

Les séminaires sont des événements qui sont principalement axés sur des sujets éducatifs et présentent généralement un ou plusieurs experts sur le sujet.

Alors que les ateliers sont généralement moins formels et nécessitent une plus grande participation des participants que les séminaires. L’objectif principal des ateliers est que les participants acquièrent de nouvelles compétences pendant l’événement sous la direction de l’instructeur.

Organiser un séminaire

La première étape vers la planification d’un séminaire efficace est de déterminer quel sera le but du séminaire. Pensez au public cible qui participera et à ce qu’il a à gagner en participant au séminaire.

Chaque séminaire doit avoir un ordre du jour. Établissez un budget pour le séminaire et respectez-le.

Avant le séminaire

Trouvez des conférenciers pour le séminaire.

Ces conférenciers peuvent être des conférenciers professionnels ou simplement des personnes possédant les connaissances et l’autorité requises pour transmettre efficacement le message souhaité.

Trouvez un lieu adapté à votre séminaire

Paris Society Events vous aidera à trouver la salle adaptée à votre événement. A quoi être attentif pour choisir votre lieu :

• infrastructure technique : installations audiovisuelles et équipements de communication.
• climatisation ou le chauffage
• stand ou estrade pour le conférencier (c’est le cas chez Paris Society Events, mais ce n’est pas toujours le cas)
• services de restauration
• parking

Communiquez sur l’événement

• Envoyez les invitations
• Faites connaître votre séminaire : les sites de médias sociaux sont une excellente méthode pour commercialiser l’événement. Les événements Facebook, Eventbrite et autres peuvent aider à faire connaître l’événement et à tenir les participants potentiels informés de l’évolution de l’événement. Les participants potentiels peuvent également indiquer leur volonté d’assister au séminaire en acceptant les invitations qui leur sont envoyées par ces canaux.

Organisez la logistique

• Confirmez le nombre de participants au séminaire car ces informations sont nécessaires pour la logistique comme l’hébergement, la disposition des sièges, la prise en charge des voitures et même la restauration.
• La confirmation de la volonté des conférenciers principaux d’assister est particulièrement importante très tôt dans les étapes de planification, car cela aidera à la conception des logos, brochures et autres supports promotionnels.
• Sélectionnez des bénévoles pour guider et aider les participants. S’ils ont besoin d’une formation pour se familiariser avec leurs tâches attendues, assurez-vous qu’ils reçoivent cette formation bien avant le séminaire.

Après le séminaire

Analysez les résultats du séminaire, y compris les réponses des participants et leurs commentaires afin de découvrir si les objectifs du séminaire ont été atteints. Vous pouvez également envoyer des notes de remerciement aux participants par e-mail et les inviter d’ors et déjà à votre prochain séminaire.